Fundacja rodzinna to coraz popularniejsza forma zarządzania majątkiem i dziedziczenia. Jednym z istotnych aspektów, które warto rozważyć przy zakładaniu takiej fundacji, jest wprowadzenie klauzuli poufności do jej statutu. Choć ustawodawca już nakłada obowiązek nieujawniania pewnych informacji na członków zarządu, możliwe jest bardziej precyzyjne określenie zakresu tych informacji i zasad odpowiedzialności za ich ujawnienie.
Ustawodawca nakłada na członków zarządu obowiązek nieujawniania danych dotyczących fundacji, jednak nie ma przeszkód, by w statucie fundacji doprecyzować zakres informacji objętych tajemnicą, czy zasady odpowiedzialności za złamanie klauzuli. Brak również przeciwwskazań, by obowiązek ten zastrzec w stosunku do beneficjentów, członków zgromadzenia beneficjentów, członków rady nadzorczej, czy innych fundatorów działających w ramach tej samej fundacji. Poufnością mogą zostać objęte dane dotyczące beneficjentów, mienia fundacji, informacje organizacyjne, czy wytyczne w zakresie kierunków inwestowania. Biorąc pod uwagę ustawowe regulacje dotyczące poufności oraz jawność danych ujawnionych w rejestrze, zastrzeżenie klauzuli poufności (o odmiennym od ustawowego brzmieniu) w statucie fundacji nie ma częstego zastosowania w praktyce i wynika z indywidualnych okoliczności danego przypadku.
Czym jest klauzula poufności?
Powszechnie spotykanym rozwiązaniem jest zastrzeganie w treści umowy zobowiązania jednej ze stron do zachowania w poufności ściśle określonych informacji, które otrzymuje ona od drugiej strony w związku z zawarciem i wykonywaniem kontraktu. Najczęściej są to informacje o charakterze biznesowym, finansowym, czy technologicznym. Umowa o zachowaniu poufności nazywana jest skrótowo NDA od angielskiego określenia Non Disclosure Agreement. Zobowiązanie do zachowania poufności może przybrać formę odrębnej umowy bądź klauzuli włączonej w treść umowy głównej.
Podmiot obowiązany do zachowania poufności w przypadku fundacji rodzinnej
Aktem założycielskim fundacji rodzinnej jest statut, którego treść najczęściej ustala jednostronnie fundator. Kogo miałby więc dotyczyć obowiązek zachowania w tajemnicy informacji w nim zawartych? Do treści statutu można włączyć obowiązek zachowania w poufności określonych informacji przez członków zarządu, beneficjentów, członków zgromadzenia beneficjentów, członków rady nadzorczej, a nawet innych fundatorów. Należy mieć bowiem na względzie, że fundacja rodzinna może być utworzona przez więcej niż jednego fundatora.
Zachowanie tajemnicy przez członka zarządu Fundacji Rodzinnej według ustawy
Zgodnie z art. 55 ustawy o fundacji rodzinnej, członek zarządu przy wykonywaniu swoich obowiązków dokłada należytej staranności i postępuje w sposób lojalny wobec fundacji rodzinnej. Członek zarządu obowiązany jest do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją, w szczególności w zakresie danych osobowych beneficjenta. W przepisie tym wprost wskazano, co należy rozumieć przez tajemnicę fundacji rodzinnej, zaznaczając, iż jest to katalog otwarty. Ustawodawca przewidział, iż tajemnicą fundacji rodzinnej są w szczególności informacje dotyczące kierunku inwestowania, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą. Są to także informacje dotyczące beneficjentów, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania tych informacji w poufności.
Nie ma przeszkód, by w statucie fundacji doprecyzować i przedstawić w sposób bardziej szczegółowy, niż wynika to z ustawy, jakie informacje członek zarządu obowiązany jest zachować w tajemnicy.
Dane chronione tajemnicą i ich jawność wynikająca z ustawy
Ustawodawca sformułował definicję tajemnicy fundacji rodzinnej, wskazując na dane dotyczące osób beneficjentów, informacje organizacyjne, czy wytyczne w zakresie kierunków inwestowania.
Fundatorom zależy, by Fundacja faktycznie stanowiła ich spuściznę – wiec pozwalają sobie na zapisy dużo bardziej osobiste i konkretne. Są to nawet wytyczne dla członków rodziny o zastrzeganiu rozdzielności majątkowej, czy inwestowanie zysku z Fundacji w konkretnie wskazane aktywa: akcje, czy obligacje spełniające konkretnie wyszczególnione wytyczne.
Należy mieć na uwadze, że rejestr fundacji rodzinnych jest jawny i w jego treści znajdziemy np. dane dotyczące beneficjentów, którzy należą do zgromadzenia beneficjentów. Rejestr ten nie jest jednak rejestrem elektronicznym i dane tam zawarte nie są tak łatwo dostępne jak w przypadku spółek i KRS. Osoba trzecia zainteresowana powzięciem informacji o fundacji musi wykonać dużo więcej czynności aniżeli zainteresowany szczegółami spółki prawa handlowego. Akta przechowywane są w jednym miejscu w Polsce, a nie w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby podmiotu, jak w przypadku spółek. Ponadto dane dotyczące beneficjentów fundacji rodzinnej powinny zostać wprowadzone do jawnego dla każdego rejestru beneficjentów rzeczywistych (CRBR) prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Teoretycznie poufnością można objąć informacje dotyczące mienia wnoszonego do fundacji, z uwzględnieniem, iż spis mienia znajduje się w aktach rejestrowych. Akta rejestrowe może zaś przeglądać nie tylko fundator, członek organu fundacji rodzinnej, czy beneficjent, ale także inna osoba posiadająca prawny.
To samo dotyczy znajdującego się w aktach rejestrowych statutu fundacji, który może zawierać np. wytyczne dotyczące inwestowania majątku fundacji rodzinnej.
Okres obowiązywania klauzuli poufności
Z ustawy o fundacji rodzinnej wynika, że zakaz ujawniania tajemnic fundacji rodzinnej obowiązuje członka zarządu także po wygaśnięciu jego mandatu. W przypadku beneficjentów, członków pozostałych poza zarządem organów fundacji lub klauzuli ustanowionej pomiędzy kilkoma fundatorami uregulowanie w tym zakresie może być dowolne, a zatem dopuszczalne jest ograniczenie w czasie obowiązywania takiej klauzuli.
Sankcje za niedochowanie tajemnicy
Art. 75 ustawy o fundacji rodzinnej przewiduje odpowiedzialność członka zarządu i członka rady nadzorczej za szkodę wyrządzoną fundacji rodzinnej działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu opartą na zasadzie winy. Aby na tej podstawie pociągnąć członka zarządu lub rady nadzorczej do odpowiedzialności konieczne jest więc wykazanie poza zawinionym działaniem także zaistnienia szkody. Włączając do statutu klauzulę poufności, dopuszczalne wydaje się ustanowienie innych sankcji np. pieniężnych, czy polegających na wygaśnięciu mandatu.
Autor: Marta Marmulewska, radca prawny, Associate w kancelarii Lawspective.
E-mail: marta.marmulewska@lawspective.pl
