W poprzednim artykule poświęconym, ustawie o ochronie sygnalistów, przedstawiliśmy najważniejsze informacje dotyczące regulacji, które wejdą w życie już 25 września br.
Na mocy ustawy o sygnalistach, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych musi uwzględniać obligatoryjne elementy wskazane w ustawie. Natomiast przedsiębiorcy mogą także wprowadzić elementy fakultatywne.
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych – elementy obligatoryjne
Ustawa określa obligatoryjne elementy, jakie powinna zawierać wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, do których należy wskazanie:
- wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
- trybów dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,
- bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,
- zasad postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
- obowiązku podjęcia działań następczych z należytą starannością,
- obowiązku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego do 7 dni, oraz przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy,
- zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji o możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych – elementy fakultatywne
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych może uwzględniać także dodatkowe (fakultatywne) elementy:
- informację o czynnikach ryzyka naruszeń odpowiadających profilowi działalności,
- informacje, że zgłoszenie zewnętrzne może nastąpić z pominięciem wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych,
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury wewnętrznej , w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, przy czym system zachęt nie może przybierać materialnej formy.
Przedsiębiorcy mogą także zdecydować o przyjmowaniu w ramach ustawy naruszeń własnych regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
Nie warto odkładać wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych!
Przedsiębiorcy powinni zawczasu podjąć działania zmierzające do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych, aby nie narazić się na negatywne konsekwencje związane z nieterminowym jej wdrożeniem. Wskazujemy, że przepisy wchodzą w życie już 25 września, co oznacza, że przedsiębiorcy mają niewiele czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków.
Zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią w celu uzyskania profesjonalnego wsparcia w tym zakresie. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Państwu sprostać nowym wymaganiom i zapewnić pełną zgodność z przepisami.
Autor: Patrycja Kwaśniewska, aplikant radcowski.
