Usługa w modelu SaaS – na co zwrócić uwagę? Wskazówki prawnika.

SaaS (Software as a Service), czyli „oprogramowanie jako usługa” to koncepcja biznesowa, która w szybko rozwijającym się świecie rozwiązań programowych zyskała na popularności. Niewątpliwie jest to rozwiązanie ekonomiczne, które pozwala obniżyć koszty działalności przedsiębiorców oraz w dużej mierze ułatwia funkcjonowanie firmy. Czym zatem jest usługa chmurowa? Co warto wziąć pod uwagę, chcąc skorzystać z tej usługi? Jaki jest charakter prawny umowy w modelu SaaS? Co zawrzeć w jej treści? Są to zasadnicze pytania, na które warto sobie odpowiedzieć przed decyzją o korzystaniu z usługi w modelu SaaS. Odpowiedzi na nie znajdują się w tym artykule.

Czym jest oprogramowanie SaaS?

Udo­stępnianie opro­gra­mo­wa­nia komputerowego w mo­de­lu Sa­aS to usługa świadczona drogą elektroniczną. Polega na zdalnym udostępnianiu użytkownikom oprogramowania bez konieczności instalacji bezpośrednio na własnym sprzęcie i posiadania fizycznego nośnika (np. płyty CD, pendrive). Innymi słowy, za pośrednictwem Internetu użytkownik ma możliwość łączenia się z aplikacjami opartymi na chmurze i korzystania z nich na określonych warunkach. Przykładem takiego oprogramowania mogą być: poczta e-mail w sieci Web, aplikacje do zarządzania relacjami z klientami (CRM), kalendarz. W modelu SaaS użytkownik otrzymuje już gotowe narzędzie pracy.

Co warto wziąć pod uwagę, chcąc skorzystać z usługi w modelu SaaS?

Przed wdrożeniem systemu chmurowego należy zastanowić się nad takimi zagadnieniami jak:

  1. dopuszczalność zastosowania oprogramowania SaaS w sektorze naszej działalności,
  2. regulacje i wymogi prawne dotyczące sektora działalności takie jak: ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa, przetwarzanie danych osobowych, aspekty prawnopodatkowe,
  3. analiza profilu firmy i dopasowanie modelu do indywidualnych potrzeb,
  4. weryfikacja rynku dostawców usług i porównanie ofert.

Skorzystanie z oprogramowania w chmurze może być wyłączone ze względu na przepisy szczególne bądź wewnętrzne regulacje korporacji. Ważne jest uprzednie sprawdzenie, czy w naszej firmie nie ma wymogu korzystania z oprogramowania stworzonego w obrębie własnej organizacji.

Dodatkowo, co również związane jest głównie z sektorem działalności, należy upewnić się, czy usługa w modelu SaaS spełnia normy prawne powiązane z charakterem świadczonych usług.

Od strony biznesowej warto zastanowić się jakich rozwiązań potrzebujemy. Szczegółowa analiza dotychczasowej pracy i sposobu korzystania z przyjętego oprogramowania pozwoli dostosować model SaaS w sposób kompleksowy do wymagań firmy.

Istotnym etapem jest rozeznanie się na rynku dostawców i porównanie oferowanych usług. Należy zwrócić uwagę na doświadczenie i stabilność firmy, z którą zamierzamy podjąć współpracę, a także na stopień oferowanego wsparcia technicznego.

Taka analiza pozwoli na zminimalizowanie ryzyka podjęcia nietrafionej decyzji co do samej możliwości skorzystania z usługi w modelu SaaS, ale także wyboru dostawcy programu.

Umowa w modelu SaaS – charakter prawny i elementy umowy

Korzystanie z oprogramowania w chmurze powoduje konieczność skonstruowania odpowiedniej umowy. Ma ona na celu uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków twórcy programu lub aplikacji i ich użytkownika.

Trzeba mieć na uwadze, że charakter prawny umowy w modelu SaaS budzi w dalszym ciągu wątpliwości co do uregulowań w zakresie licencji. W doktrynie prawa przeważa jednak stanowisko, że do prawidłowego świadczenia usług chmurowych nie jest wymagane stosowania licencji oraz przenoszenia praw autorskich do dzieła. Umowa w modelu SaaS co do zasady jest traktowana zatem jako umowa o świadczenie usług.

Umowa powinna regulować takie zagadnienia, jak:

  1. rodzaj oprogramowania i opis jego zastosowania i możliwości,
  2. ustalenie zasad dostępu dla użytkowników, korzystania z oprogramowania i udostępniania oprogramowania osobom trzecim,
  3. cena abonamentu,
  4. czas obowiązywania umowy i dostępu do oprogramowania,
  5. ustalenie zasad ochrony danych osobowych i ich przetwarzania,
  6. odpowiedzialność dostawcy za dostępność i prawidłowe działanie oprogramowania,
  7. poziom wsparcia technicznego ze strony dostawcy oraz aktualizację i zmiany w oprogramowaniu,  
  8. odpowiedzialność za naruszenie umowy,
  9. postanowienia dotyczące rozwiązania umowy.

Zawarcie umowy i doprecyzowanie w niej konkretnych warunków niewątpliwie zmniejsza ryzyko różnic interpretacyjnych w aspekcie biznesowym oraz formalno-prawnym. Należy jednak mieć na uwadze, że zgodnie z treścią art. 8 ust. 1 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną usługodawca powinien określić ogólny regulamin. W przypadku świadczenia usług w modelu SaaS może on w całości zastąpić umowę cywilnoprawną.

Podsumowanie

Decyzja o skorzystaniu przez przedsiębiorcę z systemu chmurowego jest w głównej mierze podejmowana w celu zwiększenia efektywności biznesowej. Wskazane jest, aby poprzedziła ją dogłębna analiza prawna. Aby uniknąć problemów natury prawnej, należy zadbać o treść umowy tak, aby spełniała warunki ustawowe oraz w sposób należyty chroniła interesy użytkownika.

Autor: Sylwia Kaniewska, Adwokat, Associate w Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Specjalizuje się m.in. w prowadzeniu postępowań sądowych w zakresie spraw gospodarczych i odszkodowawczych. Jest członkiem zespołu postępowań spornych, w sprawach dot. sporów na tle kredytów CHF.

E-mail: sylwia.kaniewska@lawspective.pl

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
LinkedInFacebookTwitterShare

Umowy wdrożeniowe IT dla zamawiających #3. Wymagania względem systemu

Nieprecyzyjne wymagania dotyczące zamawianego systemu IT mogą powodować problemy w trakcie projektu wdrożeniowego. Zdarza się, że skutkują przekroczeniem zakładanego budżetu, a niekiedy także sporem. Dowiedz się, jak zminimalizować to ryzyko.

Wymagania stanowią główne kryterium, według którego oceniamy, czy wykonawca prawidłowo wykonał wdrożenie. Ich spełnienie wiąże się z obowiązkiem odbioru systemu przez zamawiającego. Z kolei wykonawca nie jest zobowiązany dostarczyć tego, co nie jest wskazane w wymaganiach.

Wysiłek, który się opłaci

Wymagania zamawiającego powinny uwzględniać jego potrzeby i ograniczenia. Najlepiej, jeśli są opracowane przy współpracy obszaru biznesowego i IT. Ten wysiłek zmniejszy ryzyko sporu o zakres wdrożenia w trakcie projektu.

Oferta czy wymagania zamawiającego?

Zakres wdrożenia może być zawarty zarówno w zapytaniu ofertowym zamawiającego, jak i w ofercie wykonawcy. Rekomendujemy pierwszy model. Wykonawca powinien wdrożyć system, który spełnia nasze wymagania, a nie tylko jest zgodny z opisem w ofercie.

Zwróćmy uwagę na zastrzeżenia lub wyłączenia wykonawcy wprowadzone do naszych wymagań. Jeśli ich nie rozumiemy, wyjaśnijmy je z wykonawcą. Ustalenia zapiszmy w dokumencie z wymaganiami. Taki dokument będzie stanowił załącznik do umowy.

Analiza przedwdrożeniowa

Często pierwszym etapem projektu jest analiza przedwdrożeniowa. Strony doprecyzowują sposób realizacji wymagań i opisują to w dokumencie analizy. Zastępuje on zwykle pierwotny zakres wdrożenia.

Zapiszmy w umowie, że odstępstwa od pierwotnego zakresu muszą być wyraźnie wymienione w dokumencie analizy. Zastrzeżmy, że jeśli nie zostaną wskazane, nie są skuteczne.

A co jeśli okaże się, że projekt się nie uda?

Po analizie może się okazać, że projekt nie będzie kontynuowany, ponieważ:

  • wyszły na jaw przeszkody w jego realizacji,
  • zakładany budżet może być zagrożony,
  • wizja wykonawcy może znacznie odbiegać od naszych oczekiwań.

Na taki wypadek wprowadźmy do umowy prawo zakończenia przez nas współpracy po analizie. Zapłaćmy za wykonaną analizę i zachowajmy jej rezultat – wykonawca zgodzi się na takie uprawnienie.

Zapamiętaj z tego artykułu: wysiłek włożony w przygotowanie wymagań jest zabezpieczeniem naszych interesów. Jeśli przewidujesz analizę przedwdrożeniową, zabezpiecz się na wypadek decyzji o zakończeniu projektu po jej zakończeniu.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
LinkedInFacebookTwitterShare

Polityka drugiej szansy – nadchodzą ważne zmiany w prawie restrukturyzacyjnym!

Projektowane zmiany są szczególnie istotne z perspektywy banków. Jako zabezpieczenie spłaty kredytu często ustanawiają one hipotekę na nieruchomości dłużnika. Przepisy zakładają objęcie układem z mocy prawa również wierzytelności zabezpieczonych rzeczowo. Nowa regulacja oznacza odejście od uprzywilejowania wierzyciela posiadającego takie zabezpieczenie. Nie będzie już mógł podjąć decyzji o wyjściu spod układu.

Nowelizacja zakłada również wprowadzenie zasady pozostawienia dłużnikowi pełnego zarządu nad przedsiębiorstwem w toku postępowania restrukturyzacyjnego. Ograniczenie zarządu dłużnika do czynności zwykłego zarządu będzie mogło nastąpić wyłącznie na podstawie decyzji sądu zawartej w postanowieniu o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego.

Kolejnym założeniem jest wprowadzenie mechanizmu zatwierdzania układu wbrew sprzeciwowi grupy wierzycieli, jak również zapewnienia dostępu do tzw. narzędzi wczesnego ostrzegania w sytuacji, gdy dłużnik nie dokonał określonych rodzajów płatności. Ma to zapobiegać negatywnym skutkom niewypłacalności. W tym celu mają zostać wprowadzone m.in. tzw. „zachęty w ramach prawa krajowego dla osób trzecich posiadających stosowne informacje dotyczące dłużnika, takich jak księgowi, organy podatkowe lub organy ds. zabezpieczenia społecznego, aby podmioty te sygnalizowały dłużnikowi niekorzystne zmiany”.

Aktualnie do postępowania o zatwierdzenie układu nie ma zastosowania art. 252 prawa restrukturyzacyjnego wprowadzający zakaz spełnienia świadczeń z wierzytelności objętych układem. Projekt przewiduje zmianę w tym zakresie.

Najważniejszą jednak zmianą ma być wprowadzenie nowego mechanizmu: Testu Zaspokojenia. Dokument ten ma na celu umożliwić wierzycielowi sprawdzenie, czy więcej zyska w przypadku ogłoszenie upadłości dłużnika, czy też w przypadku dania mu szansy na restrukturyzację. Z całą pewnością test ten będzie stanowił nowe narzędzie dla dłużnika do negocjacji w zakresie przyjęcia propozycji układowych.

Celem omawianego projektu jest implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1023 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie ram restrukturyzacji zapobiegawczej, umorzenia długów i zakazów prowadzenia działalności oraz w sprawie środków zwiększających skuteczność postępowań dotyczących restrukturyzacji, niewypłacalności i umorzenia długów, a także zmieniającej dyrektywę (UE) 2017/1132 (dyrektywa o restrukturyzacji i upadłości). 

Kiedy nowelizacja zostanie przyjęta, nie wiadomo. Na razie projekt utknął w rządzenie i wciąż nie został przyjęty.

Źródło: https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-prawo-restrukturyzacyjne-oraz-ustawy-prawo-upadlosciowe oraz https://www.gov.pl/web/krmc/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy–prawo-restrukturyzacyjne-oraz-niektorych-innych-ustaw

Autor: Katarzyna Wajs, Adwokat, Senior Associate w Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Specjalizuje się m.in. w prawie upadłościowym i restrukturyzacyjnym oraz windykacji. Reprezentuje instytucje finansowe w postępowaniach sądowych w sporach z konsumentami.

E-mail: katarzyna.wajs@lawspective.pl

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
LinkedInFacebookTwitterShare

Umowy wdrożeniowe IT dla zamawiających #2. Przedmiot umowy

Umowy wdrożeniowe są jak przewodnik po projekcie IT. Ważne jest precyzyjne określenie przedmiotu umowy, a do tego konieczna jest analiza potrzeb i wymagań zamawiającego.

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia skróci czas negocjacji. Zwiększy też  prawdopodobieństwo, że zamawiający dostanie to, czego potrzebuje.


Rozpoznanie potrzeb

Punktem wyjścia jest rozpoznanie potrzeb zamawiającego, i to już na początku procesu zakupowego. Odpowiedzmy sobie zatem na podstawowe pytania:

  • Do czego dokładnie ma służyć system?
  • Jakie procesy ma obsługiwać?
  • Jakie wymagania ma spełniać?

Wiedząc czego chcemy, ograniczymy zakres poszukiwań. Oszczędzi to nasz czas i zasoby.

W kolejnym newsletterze wyjaśnimy, jakie postanowienia w umowie zabezpieczą zamawiającego, aby dostał to, czego pierwotnie wymagał.


Pudełko, czy system szyty na miarę?

W zależności od potrzeb wdrożenie może przybrać różny kształt. Najprostszy, to instalacja przez wykonawcę gotowego, „półkowego” oprogramowania i jego podstawowa parametryzacja.

Rozwiązania gotowe nie zawsze jednak będą wystarczające.

W wielu przypadkach możemy potrzebować rozbudowy wyjściowych funkcjonalności oprogramowania lub stworzenia nowych.

Może się okazać, że rozwiązania oferowane na rynku nie spełnią naszych oczekiwań. W takiej sytuacji wykonawca może stworzyć system praktycznie od zera.


Dodatkowe prace wykonawcy

Nasze potrzeby mogą skutkować dodatkowymi pracami po stronie wykonawcy – oto przykłady:

  • system ma zostać zasilony przez wykonawcę danymi (migracja)? Wskażmy to w zapytaniu ofertowym, a następnie w umowie.
  • system ma współpracować z innymi systemami (integracja)? Uprzedźmy o tym wykonawcę w zapytaniu ofertowym. Jeśli to możliwe, określmy zakres.
  • wdrożenie wiąże się z rozbudową infrastruktury? Jeśli tak, kto ma ją zapewnić? Jeśli zamawiający, to czy wykonawca powinien określić jej zakres?


Regulacje wewnętrzne zamawiającego

Warto przekazać wykonawcy nasze regulacje wewnętrzne. Powinny zostać zebrane i potwierdzone przez obszar IT zamawiającego, w tym zespół cyberbezpieczeństwa. 

Ich uwzględnienie może wpłynąć na wysokość ceny. Lepiej jednak uzyskać taką informację na tym etapie, niż w momencie, w którym wykonawcy zostanie odmówiony dostęp zdalny do naszej infrastruktury.

Istotne jest następnie zobowiązanie wykonawcy w umowie do przestrzegania regulacji wewnętrznych zamawiającego.

Zapamiętaj z tego artykułu: Najpierw określ, czego oczekujesz od systemu IT, a dopiero potem szukaj odpowiednich rozwiązań. Uprzedź potencjalnego wykonawcę o swoich regulacjach wewnętrznych.

Autor: Anna Adamek, specjalistka z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.

E-mail: anna.adamek@lawspective.pl

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
LinkedInFacebookTwitterShare