Tegoroczne składanie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych wymaga większej uwagi niż w poprzednich latach. Istotna zmiana dotyczy formy uchwał składanych do RDF.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Sprawiedliwości, w tym roku użytkownicy mogą korzystać z nowego systemu RDF, zintegrowanego z Portalem Rejestrów Sądowych. W praktyce została również wprowadzona istotna zmiana w zakresie funkcjonalności RDF. Zgodnie z art. 19e ust. 3 ustawy o KRS, jeśli do RDF dołączamy skany uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o pokryciu straty lub przeznaczeniu zysku, to powinny być one opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem zaufanym albo
• podpisem osobistym.

Powyższy podpis powinien należeć do:

• co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisanej jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu (np. członek zarządu), albo
• prokurenta, syndyka, zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatora.

Nowe wymogi dla uchwał składanych do RDF

Sam skan dokumentu podpisanego odręcznie już nie wystarczy, jeżeli nie zostanie dodatkowo prawidłowo podpisany elektronicznie przed złożeniem w RDF. To niewielka zmiana formalna, ale może mieć duże znaczenie praktyczne. Błędnie przygotowany załącznik może zablokować skuteczne złożenie dokumentów do RDF, ponieważ system odrzuca dokumenty w postaci skanów.

Z tego względu przed złożeniem dokumentów do RDF warto upewnić się, że uchwały są przygotowane nie tylko poprawnie merytorycznie, ale również w formie akceptowanej przez system RDF. 

Jak prawidłowo podpisać uchwały?

Obecnie istnieją trzy sposoby rozwiązania kwestii podpisywania uchwał do RDF:

1. sporządzenie uchwał od razu w formie elektronicznej i opatrzenie ich wymaganymi podpisami elektronicznymi przez osoby uprawnione;

2. przygotowanie uchwał w tradycyjnej formie papierowej, ich własnoręczne podpisanie, a następnie zeskanowanie i podpisanie pliku elektronicznie zgodnie z art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. W takim przypadku skan dokumentu podpisuje elektronicznie co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS i która jest uprawniona do reprezentacji podmiotu (np. członek zarządu) albo prokurent, syndyk, zarządca czy likwidator;

3. skan uchwały w tradycyjnej formie papierowej z własnoręcznymi podpisami, dodatkowo podpisany elektronicznie przez profesjonalnego pełnomocnika.

Na co warto zwrócić uwagę przed złożeniem dokumentów

Przeprowadzona modernizacja systemu RDF wprowadza nie tylko usprawnienia w zakresie cyfryzacji, ale również dodatkowe obowiązki natury formalnej przy składaniu dokumentów finansowych. Przygotowując dokumenty do złożenia w RDF, warto więc zadbać nie tylko o prawidłową treść uchwał, ale również o ich właściwą formę. Jeżeli chcesz zgodnie z wymogami przygotować i złożyć dokumenty finansowe do RDF, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. 

Autor: Klaudia Szymańska, aplikantka radcowska, Junior Associate w Lawspective

E-mail: klaudia.szymanska@lawspective.pl