Jeszcze niedawno polityka compliance i zarządzanie zgodnością były kojarzone wyłącznie z dużymi, zagranicznymi korporacjami. Przy obecnej dynamice zmian prawnych i biznesowych, opracowanie jasnych i jednolitych norm postępowania staje się coraz istotniejszym, a często wręcz koniecznym elementem strategii prowadzenia firmy. W uporaniu z tym zadaniem pomóc może Compliance Officer.
Compliance, czyli zgodność ma na celu dostosowywanie działalności organizacji do wymogów prawnych, regulacji wewnętrznych oraz obowiązujących w biznesie standardów i wytycznych. Przedsiębiorcy, ale także pośrednio ich kontrahenci, mogą zapobiec w ten sposób stratom finansowym oraz wizerunkowym. Compliance pełni funkcję ochronną, doradczą i informacyjną oraz kontrolną i dowodową.
Zadania Compliance Officera
Głównym obowiązkiem Compliance Officera jest przede wszystkim opracowywanie systemów zarządzania zgodnością w przedsiębiorstwie. Oprócz tego osoba wykonująca ten zawód ma za zadanie:
- prowadzenie szkoleń dla pracowników i podmiotów zarządzających,
- promowanie kultury compliance,
- badanie zgłoszonych przypadków braku zgodności,
- troszczenie się o unikanie konfliktu interesów,
- przygotowanie procedur umożliwiających przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bieżące i skrupulatne monitorowanie zmian prawnych i branżowy oraz dostosowywanie do nich polityki compliance.
Warto przypomnieć o projekcie ustawy o ochronie sygnalistów, który zakłada, że każdy podmiot prawny, który zatrudnia określoną w ustawie liczę osób (niezależnie od formy ich zatrudnienia lub współpracy), musi wdrożyć w swej organizacji procedurę zgłaszania i monitorowania naruszeń prawa. Nie trudno się domyślić, że zadanie to będzie należało właśnie do Compliance Officera.
Compliance Officer w hierarchii przedsiębiorstwa
Do prawidłowego, a nade wszystko skutecznego wykonywania zadań przez Compliance Officera, potrzebna jest jego wysoka pozycja w hierarchii przedsiębiorstwa. Z reguły jest ona uzależniona od wielkości firmy, w której pracuje. Zaleca się, aby Compliance Officer raportował bezpośrednio do prezesa zarządu i był w strukturze firmy jak najbliżej kadry zarządzającej. W końcu jako osoba odpowiedzialna za działanie tak istotnego obszaru funkcjonowania organizacji powinna mieć swobodny dostęp do podmiotów decyzyjnych, aby wszystkie jej zalecenia były realizowane możliwie szybko. Należy odejść od przekonania, że Compliance Oficer spełnia funkcje jedynie pomocnicze lub wizerunkowe, na rzecz myślenia o polityce zgodności i osób za nią odpowiedzialnych jako elementach niezbędnych do stabilnego i przemyślanego rozwoju przedsiębiorstwa. Compliance Officer powinien wyróżniać się nie tylko szerokim rozeznaniem branży na rzecz której świadczy usługi, ale także szeregiem cenionych obecnie umiejętności miękkich. Powinien wzbudzać zaufanie i szacunek zarówno wśród podmiotów usytuowanych najniżej w strukturze organizacji, jak i wśród ich przełożonych. To swego rodzaju pośrednictwo między szefostwem a podwładnymi jest niezbędne, a często zdarza się, że komunikacja w organizacji nie funkcjonuje poprawnie.
Jak przekonać przedsiębiorcę do zatrudnienia Compliance Officera?
Z jednej strony naturalne i powszechne jest korzystanie z usług tradycyjnych profesjonalistów takich jak biura księgowe, prawnicy, analitycy finansowi i specjaliści z danej branży. Trudno byłoby zakwestionować przydatność świadczonych przez nich usług w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jednak obecnie, także w rodzimych biznesach, zauważa się otwarcie na specjalistów z innych, mniej oczywistych dotychczas dziedzin, jak np. PR-owców, menedżerów social mediów i inni. Warto zatem podkreślić, że posiadanie polityki zgodności i zatrudnienie Compliance Officera nie jest kolejną zbędną fanaberią, ale przede wszystkim inwestycją z wysoką stopą zwrotu. W końcu chęć konkurowania na otwartym rynku z wielkimi korporacjami wiąże się z koniecznością bieżącego dostosowywania wewnętrznych procedur do światowych standardów. Tylko w taki sposób można przebić się z własną ofertą do szerokiego grona odbiorców, czyli potencjalnych kontrahentów. Błędnym przekonaniem jest identyfikowanie compliance jako kontroli zgodności wyłącznie z przepisami prawa. Nowoczesne podmioty gospodarcze odnoszą sukces, jeżeli traktuje się je jako system naczyń połączonych, w których jeden element jest zależny od drugiego. Tylko prawidłowe funkcjonowanie każdego z nich, daje rezultat w postaci efektywnego działania całości. Nieodłączną przesłanką powodzenia w biznesie jest zapobieganie szerokorozumianym problemom, a to może zapewnić Compliance Officer.
Od lat compliance w organizacji stanowi dynamicznie rozwijającą się branżę, a zauważenie tego trendu przez świadomych istoty zagadnienia przedsiębiorców może im przynieść wyłącznie korzyści. W związku z tym usługi Compliance Officera należy uznać za konieczność i szansę przy długodystansowym planowaniu strategii biznesowej i minimalizowaniu ryzyk wiążących się z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Autor: Maksymilian Siepka, aplikant radcowski, Compliance Officer, junior associate w Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni sp. k. Posiada kilkuletnie doświadczenie w sprawach z zakresu postępowania cywilnego oraz obsłudze prawnej podmiotów z zakresu sporów na tle kredytów walutowych.