Trwają intensywne prace nad projektem nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (UD283). Zakłada on, że inspektor PIP będzie miał nowe, daleko idące uprawnienie do przekształcania umów cywilnoprawnych (w tym umów B2B) w umowy o pracę, i to w drodze decyzji administracyjnej. Zmiana ta może istotnie wpłynąć na modele współpracy stosowane w wielu firmach, dlatego już teraz warto zapoznać się z projektowanymi regulacjami i odpowiednio przygotować organizację na nadchodzącą reformę.

Kiedy przewidywane jest wejście w życie ustawy?

Przewidziana w projekcie data wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2026 r. Projekt jest jeszcze na etapie prac rządowych, konsultacji w poszczególnych komitetach i ma przed sobą procedurę weryfikacji przez Komisję Prawniczą oraz Radę Ministrów, zanim zostanie skierowany do procedury ustawodawczej w Sejmie. Wersja projektu z dnia 4 listopada 2025 r. może więc ulec zmianie, na co również wskazuje resort w swoich komunikatach. 

Najważniejsze zmiany

• przekwalifikowanie umowy cywilnoprawnej (w tym B2B) w umowę o pracę – inspektor będzie miał uprawnienie do zbadania umowy cywilnoprawnej pod kątem formalnym, tj. czy spełnia przesłanki umowy o pracę, oraz faktycznej organizacji współpracy między podmiotami. W przypadku, jeśli inspektor stwierdzi wystąpienie przesłanek stosunku pracy, to ma uprawnienie do złożenia pozwu do sądu o ustalenie stosunku pracy bądź wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy. 
• protokół z kontroli – inspektor opisze te okoliczności w protokole kontroli. Protokół będzie stanowił ważny dokument dla przedsiębiorcy jako uzasadniający decyzję PIP. Inspektor nie musi ostrzegać, że przekwalifikuje umowę, jednak da możliwość zapoznania się z protokołem i 7 dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń. Brak uwag ze strony przedsiębiorcy wiąże się z ryzykiem, gdyż będzie to traktowane przez PIP jako uznanie ustaleń kontroli przeprowadzonej przez inspektora.
• decyzja administracyjna – w projekcie jest przewidziane, że Okręgowy Inspektor Pracy będzie uprawniony do wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy. Dotychczas tylko sąd wyrokiem mógł dokonać takiej decyzji prawnokształtującej. Decyzja będzie podlegała natychmiastowemu wykonaniu od dnia doręczenia pracodawcy. Co prawda będzie możliwość odwołania się do Głównego Inspektora Pracy w terminie 7 dni, jednak zasadniczo nie wstrzyma to wykonania decyzji. 
• zdalne kontrole PIP – planowane jest, aby PIP miało szersze uprawnienia, w szczególności do kontroli zdalnie, jeżeli nie będzie się to sprzeciwiało celowi kontroli. Nowe uprawnienie przewiduje przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej dokonanie zdalnych oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy przy zastosowaniu urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, w szczególności umożliwiających dwukierunkową łączność, pozwalających na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym.
• możliwość kontroli byłych pracodawców/przedsiębiorców do roku wstecz – projekt wprowadza taką możliwość, aby uniemożliwić szybkie rozwiązywanie umów cywilnoprawnych z uwagi na perspektywę nowych przepisów.
• zakaz zwolnienia pracownika po decyzji PIP – najnowsza wersja projektu zakłada wobec pracodawcy zakaz rozwiązania umowy o pracę lub niekorzystnego traktowania osoby z przyczyny wydania decyzji o stwierdzeniu stosunku pracy.

Skutki decyzji administracyjnej

Decyzja z chwilą doręczenia wywoła skutki, w tym podatkowe i ZUS-owskie. Pracodawca będzie miał obowiązek traktować dotychczasowego kontrahenta jak pracownika, co oznacza konieczność jego zgłoszenia do ZUS-u, opłacania składek, prowadzenia pełnej dokumentacji pracowniczej oraz realizowania wszystkich obowiązków wynikających z Kodeksu pracy. Najnowszy projekt przewiduje jednak, że w postępowaniu odwoławczym Główny Inspektor Pracy lub sąd będzie mógł uchylić rygor natychmiastowej wykonalności decyzji, jeżeli uzna, że natychmiastowe wykonanie decyzji mogłoby spowodować istotne i nieodwracalne skutki dla pracodawcy lub osoby, której praw i obowiązków dotyczy. Należy jednak pamiętać, że ani GIP, ani sąd nie mają takiego obowiązku, więc stosunek pracy może trwać aż do zakończenia postepowania, a przez ten okres pracodawca musi traktować zatrudnionego jak pracownika ze wszystkimi skutkami prawno-finansowymi.

Od decyzji GIB służy skarga do sądu pracy. Po uprawomocnieniu się decyzji, jej skutki mają sięgać 3 lata wstecz (m.in. podatkowe) – za wcześniejsze okresy pracownik otrzyma nadpłaty, a pracodawca zapłaci zaległości. W ostatnich dniach jednak ministerstwo przygotowujące projekt sformułowało pomysł, aby skutki finansowe przekształcenia umowy cywilnoprawnej do 3 lat wstecz pokrywało państwo ze środków publicznych. Ostateczny kształt projektu ustawy nie jest więc jeszcze dookreślony. Wszelkie kwestie związane ze wstecznym skutkiem decyzji lub sytuacją, gdy decyzja zostanie uchylona przez sąd, nie zostały uszczegółowione w projekcie.

Rekomendacje

W związku z wejściem w życie nowych przepisów, firmy powinny w szczególności:

• Przeprowadzić audyt umów i modeli współpracy 
• Uspójnić procedury, systemy rozliczeń i sposób komunikacji 
• Zbierać dokumentację 
• Szkolić kadrę
• Opracować polityki i procedury 

W Lawspective proponujemy kompleksowe podejście do wdrożenia nowych przepisów. Jeśli chcesz przeprowadzić audyt umów cywilnoprawnych, opracować wewnętrzne procedury lub zorganizować szkolenia dla kadry zarządzającej i HR, skontaktuj się z nami – pomożemy przygotować Twoją firmę na nadchodzące zmiany.  

Autor: Klaudia Szymańska, aplikant radcowski w Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp. k.

E-mail: klaudia.szymanska@lawspective.pl