Wdrożenie oprogramowania w firmie to długofalowy proces. Jeśli zamawiający poświęci odpowiednio dużo czasu na przygotowanie i negocjacje umowy, zwiększa się szansa na powodzenie projektu. W tym artykule prawnicy specjalizujący się w nowych technologiach podpowiedzą, jaki model wdrożenia oprogramowania warto wybrać, wyjaśnią dlaczego tak istotne jest współdziałanie z wykonawcą oraz zabezpieczenie poufnych danych i informacji firmowych.

Zatrzymaj się przy wodospadzie

Model Waterfall to popularna metodyka wdrożenia oprogramowania. W Polsce takie rozwiązanie funkcjonuje pod nazwą „model kaskadowy” i przebiega w kilku następujących po sobie etapach. Dla zamawiającego zaletą tego podejścia jest określenie ostatecznej ceny przy podpisywaniu umowy albo zaraz na początku projektu, co pozwala zaplanować budżet. W umowie ustala się ramowy harmonogram prac, wskazując daty zakończenia danego etapu. Terminy te wiążą wykonawcę i jest z nich rozliczany. Zamawiający powinien zadbać o „wentyle bezpieczeństwa” – rozwiązania umowne (sankcje), które zabezpieczą jego interesy na wypadek, gdyby dany etap nie zakończył się sukcesem.

Zaangażuj się

Projekt wdrożeniowy nie ma szans powodzenia bez współpracy zamawiającego z wykonawcą – brak zaangażowania tego pierwszego może nawet oznaczać groźne konsekwencje prawne. W skrajnych przypadkach może dojść do paraliżu projektu, ponieważ w świetle przepisów Kodeksu cywilnego w razie braku współdziałania, dostawca może wezwać zamawiającego do jego zapewnienia w odpowiednim terminie, grożąc rozwiązaniem umowy. Zamawiający powinien określić zasady współpracy i jej formę, co nie oznacza, że musi godzić się na wkład, który wykracza poza jego możliwości. Warto więc wcześniej ustalić, w jakich obszarach współpraca z wykonawcą będzie niezbędna.

Zadbaj o licencje i prawa autorskie

Umowa powinna regulować nabycie przez zamawiającego praw do jej rezultatów. Z tego względu zamawiający powinien przede wszystkim znać różnicę pomiędzy licencją z przeniesieniem autorskich praw majątkowych.

Licencja pozwala na korzystanie przez zamawiającego z rezultatów umowy, ale prawa do nich pozostaną przy wykonawcy. Alternatywnym rozwiązaniem jest nabycie autorskich praw majątkowych stanowiące zdecydowanie korzystniejszą opcję dla zamawiającego. Najważniejszym plusem jest tu nabycie praw do korzystania z systemu na stałe i możliwość swobodnego dysponowania tymi prawami. Przeniesienie praw autorskich wyłączy też możliwość legalnego oferowania przez wykonawcę oprogramowania innym klientom. Warto pamiętać, że dla ważności przeniesienia umowa musi być zawarta w formie pisemnej, dopuszczalny jest też kwalifikowany podpis elektroniczny.

Chroń poufne dane swojej firmy

Lista klientów, dokumenty finansowe, strategiczne plany rozwoju. To tylko kilka przykładów danych, do których może mieć dostęp wykonawca systemu IT. Zamawiający powinien zadbać o skuteczne zabezpieczenie tych bezcennych informacji w umowie z wykonawcą. Ochrona prawna tych informacji możliwa jest na dwóch poziomach: umownym  i ustawowym. Informacje poufne mają poważną wartość gospodarczą, dlatego należy zabiegać o odpowiednie postanowienia w umowie wdrożeniowej. Klauzula poufności pozwoli skutecznie chronić tajemnicę przedsiębiorstwa. Ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa jest prawnie zabronione. Przedsiębiorca musi jednak zachować należytą staranność przy ochronie informacji. Zaniedbanie tej kwestii wyłącza możliwość skorzystania z ustawowej ochrony.

Zapraszamy na bezpłatne webinarium „Jak wdrożyć system IT, aby nie okazał się porażką?”

Termin: 12 grudnia 2023 r. (wtorek) o godz. 10:00.

Rejestracja: Zapisz się już teraz!

Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie menagerów i osoby zatrudnione w działach zakupu, specjalistów od IT, prawników i inne osoby zaangażowane w proces zakupu i wdrażania w firmie projektów IT.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

Autor: Anna Adamek, radca prawny w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.