Umowy wdrożeniowe IT dla zamawiających #2. Przedmiot umowy

Umowy wdrożeniowe są jak przewodnik po projekcie IT. Ważne jest precyzyjne określenie przedmiotu umowy, a do tego konieczna jest analiza potrzeb i wymagań zamawiającego.

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia skróci czas negocjacji. Zwiększy też  prawdopodobieństwo, że zamawiający dostanie to, czego potrzebuje.


Rozpoznanie potrzeb

Punktem wyjścia jest rozpoznanie potrzeb zamawiającego, i to już na początku procesu zakupowego. Odpowiedzmy sobie zatem na podstawowe pytania:

  • Do czego dokładnie ma służyć system?
  • Jakie procesy ma obsługiwać?
  • Jakie wymagania ma spełniać?

Wiedząc czego chcemy, ograniczymy zakres poszukiwań. Oszczędzi to nasz czas i zasoby.

W kolejnym newsletterze wyjaśnimy, jakie postanowienia w umowie zabezpieczą zamawiającego, aby dostał to, czego pierwotnie wymagał.


Pudełko, czy system szyty na miarę?

W zależności od potrzeb wdrożenie może przybrać różny kształt. Najprostszy, to instalacja przez wykonawcę gotowego, „półkowego” oprogramowania i jego podstawowa parametryzacja.

Rozwiązania gotowe nie zawsze jednak będą wystarczające.

W wielu przypadkach możemy potrzebować rozbudowy wyjściowych funkcjonalności oprogramowania lub stworzenia nowych.

Może się okazać, że rozwiązania oferowane na rynku nie spełnią naszych oczekiwań. W takiej sytuacji wykonawca może stworzyć system praktycznie od zera.


Dodatkowe prace wykonawcy

Nasze potrzeby mogą skutkować dodatkowymi pracami po stronie wykonawcy – oto przykłady:

  • system ma zostać zasilony przez wykonawcę danymi (migracja)? Wskażmy to w zapytaniu ofertowym, a następnie w umowie.
  • system ma współpracować z innymi systemami (integracja)? Uprzedźmy o tym wykonawcę w zapytaniu ofertowym. Jeśli to możliwe, określmy zakres.
  • wdrożenie wiąże się z rozbudową infrastruktury? Jeśli tak, kto ma ją zapewnić? Jeśli zamawiający, to czy wykonawca powinien określić jej zakres?


Regulacje wewnętrzne zamawiającego

Warto przekazać wykonawcy nasze regulacje wewnętrzne. Powinny zostać zebrane i potwierdzone przez obszar IT zamawiającego, w tym zespół cyberbezpieczeństwa. 

Ich uwzględnienie może wpłynąć na wysokość ceny. Lepiej jednak uzyskać taką informację na tym etapie, niż w momencie, w którym wykonawcy zostanie odmówiony dostęp zdalny do naszej infrastruktury.

Istotne jest następnie zobowiązanie wykonawcy w umowie do przestrzegania regulacji wewnętrznych zamawiającego.

Zapamiętaj z tego artykułu: Najpierw określ, czego oczekujesz od systemu IT, a dopiero potem szukaj odpowiednich rozwiązań. Uprzedź potencjalnego wykonawcę o swoich regulacjach wewnętrznych.

Autor: Anna Adamek, specjalistka z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.

E-mail: anna.adamek@lawspective.pl

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
[addtoany]