Umowy wdrożeniowe są jak przewodnik po projekcie IT. Ważne jest precyzyjne określenie przedmiotu umowy, a do tego konieczna jest analiza potrzeb i wymagań zamawiającego.
Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia skróci czas negocjacji. Zwiększy też prawdopodobieństwo, że zamawiający dostanie to, czego potrzebuje.
Rozpoznanie potrzeb
Punktem wyjścia jest rozpoznanie potrzeb zamawiającego, i to już na początku procesu zakupowego. Odpowiedzmy sobie zatem na podstawowe pytania:
- Do czego dokładnie ma służyć system?
- Jakie procesy ma obsługiwać?
- Jakie wymagania ma spełniać?
Wiedząc czego chcemy, ograniczymy zakres poszukiwań. Oszczędzi to nasz czas i zasoby.
W kolejnym newsletterze wyjaśnimy, jakie postanowienia w umowie zabezpieczą zamawiającego, aby dostał to, czego pierwotnie wymagał.
Pudełko, czy system szyty na miarę?
W zależności od potrzeb wdrożenie może przybrać różny kształt. Najprostszy, to instalacja przez wykonawcę gotowego, „półkowego” oprogramowania i jego podstawowa parametryzacja.
Rozwiązania gotowe nie zawsze jednak będą wystarczające.
W wielu przypadkach możemy potrzebować rozbudowy wyjściowych funkcjonalności oprogramowania lub stworzenia nowych.
Może się okazać, że rozwiązania oferowane na rynku nie spełnią naszych oczekiwań. W takiej sytuacji wykonawca może stworzyć system praktycznie od zera.
Dodatkowe prace wykonawcy
Nasze potrzeby mogą skutkować dodatkowymi pracami po stronie wykonawcy – oto przykłady:
- system ma zostać zasilony przez wykonawcę danymi (migracja)? Wskażmy to w zapytaniu ofertowym, a następnie w umowie.
- system ma współpracować z innymi systemami (integracja)? Uprzedźmy o tym wykonawcę w zapytaniu ofertowym. Jeśli to możliwe, określmy zakres.
- wdrożenie wiąże się z rozbudową infrastruktury? Jeśli tak, kto ma ją zapewnić? Jeśli zamawiający, to czy wykonawca powinien określić jej zakres?
Regulacje wewnętrzne zamawiającego
Warto przekazać wykonawcy nasze regulacje wewnętrzne. Powinny zostać zebrane i potwierdzone przez obszar IT zamawiającego, w tym zespół cyberbezpieczeństwa.
Ich uwzględnienie może wpłynąć na wysokość ceny. Lepiej jednak uzyskać taką informację na tym etapie, niż w momencie, w którym wykonawcy zostanie odmówiony dostęp zdalny do naszej infrastruktury.
Istotne jest następnie zobowiązanie wykonawcy w umowie do przestrzegania regulacji wewnętrznych zamawiającego.
Zapamiętaj z tego artykułu: Najpierw określ, czego oczekujesz od systemu IT, a dopiero potem szukaj odpowiednich rozwiązań. Uprzedź potencjalnego wykonawcę o swoich regulacjach wewnętrznych.
Autor: Anna Adamek, specjalistka z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.
E-mail: anna.adamek@lawspective.pl
Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.
E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl