Kiedy wdrożenie systemu IT dobiegnie do pomyślnego końca, nie oznacza to, że nie pojawią się nowe wątpliwości, problemy a nawet spory prawne na jego tle. W tym artykule zwracamy uwagę na cztery zagadnienia związane z finalizacją projektu IT, które powinien wziąć pod uwagę zamawiający, aby mógł bezpiecznie korzystać z efektów wdrożenia.

Procedury i kryteria odbiorowe

Odbiór to jeden z kluczowych etapów wdrożenia. Dzięki określeniu procedur i kryteriów odbiorowych zamawiający może sprawdzić, czy wykonawca należycie wywiązał się ze swoich zobowiązań.

Warto możliwe szeroko określić w umowie katalog kryteriów odbioru. Ograniczymy w ten sposób ryzyko wynikające z nieprecyzyjnych wymagań zamawiającego. Z kolei w procedurach odbiorowych zawartych w umowie należy wskazaćrodzaje testów realizowanych w ramach procedury, która strona odpowiada za ich realizację oraz określić termin na uwzględnienie przez wykonawcę naszych uwag.

Zamawiający powinien unikać prawa jednostronnego odbioru przez wykonawcę w przypadku milczenia zamawiającego. Może w ten sposób stracić szansę na weryfikację przedmiotu odbioru.

Umowa może przewidywać, że warunkiem odbioru jest poprawny start produkcyjny systemu. Pozwala on ocenić, czy system prawidłowo uruchamia się produkcyjnie. Z kolei okres stabilizacji pozwala stwierdzić, jak system działa na środowisku produkcyjnym. Warto wskazać, że okres ten kończy się po ustabilizowaniu systemu, a nie w danym terminie.

Kiedy zamawiający może otrzymać kod źródłowy?

Żaden producent oprogramowania nie jest skłonny do udostępnienia kodów źródłowych swoich produktów, są jednak sytuacje, kiedy jest to uzasadnione. Tak jest, kiedy u zamawiającego został wdrożony system dedykowany, krytyczny dla działalności przedsiębiorstwa – wtedy warto zapewnić sobie możliwość samodzielnej naprawy oprogramowania. Rozwiązaniem może być tutaj depozyt kodów źródłowych.

Umowa depozytu powinna szczegółowo regulować aspekty techniczne, w szczególności zobowiązać licencjodawcę do przedłożenia wszelkich elementów niezbędnych dla programisty do odtworzenia prawidłowo działającego programu komputerowego w wersji aplikacyjnej. Mowa m.in. o dokumentacji technicznej, bibliotekach, narzędziach instalacyjnych. Należy uwzględnić również obowiązek licencjodawcy do aktualizacji wszystkich tych elementów.

Odpowiedzialność wykonawcy

Znajomość zasad, na jakich wykonawca będzie odpowiadał za naruszenie umowy, pozwala trafnie oszacować ryzyko projektu już na etapie podpisywania umowy wdrożeniowej.

Jeśli w wyniku naruszenia umowy przez wykonawcę zamawiający poniesie szkodę majątkową, wykonawca będzie musiał tę szkodę naprawić. Wykonawca może zwolnić się z odpowiedzialności, kiedy wykaże, że mimo naruszenia umowy  dochował staranności, której można wymagać od typowego dostawcy IT.

Naprawa szkody może nastąpić – według wyboru zamawiającego – albo przez przywrócenie właściwego stanu faktycznego, albo poprzez zapłatę odszkodowania równego wysokości szkody.

Powszechną praktyką w branży IT jest umowna modyfikacja opisanych wyżej zasad ogólnych.

Zmiany sprowadzają się do ograniczenia odpowiedzialności wykonawcy. Ten zabieg stanowi element zarządzania przez wykonawcę ryzykiem związanym z działalnością gospodarczą. Im wyższe ryzyko, tym zazwyczaj wyższa cena.

Praktyką przyjętą w branży IT jest wyłączanie odpowiedzialności dostawcy z tytułu rękojmi. Program komputerowy jest specyficznym produktem – mówi się, że nie istnieje oprogramowanie pozbawione błędów. Trudno zatem wymagać od wykonawcy nieskończonej gotowości do naprawy tych błędów. W miejsce rękojmi przyjmuje się umowne procedury usuwania przez wykonawcę błędów oprogramowania. Warunki te znajdują się w gwarancji albo w umowie utrzymaniowej (serwisowej).

Warto też rozważyć zastrzeżenie kary umownej, która ma charakter zryczałtowanego odszkodowania i wyłącza konieczność wykazania przez zamawiającego jej wysokości. Ponadto jej zastrzeżenie działa bardzo mobilizująco na wykonawcę.

Rozwiązanie umowy

Umowa wdrożeniowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron. Kodeksowe przesłanki odstąpienia w większości są niezbyt precyzyjne, dlatego rekomendujemy zamawiającym wprowadzenie umownego prawa odstąpienia.

W przypadku odstąpienia umowę uznaje się za „niebyłą” od momentu jej zawarcia, co oznacza, że wszystko, co strony sobie do tej pory świadczyły, podlega zwrotowi. Może to być dotychczas opłacone wynagrodzenie dostawcy, jak i rezultaty wdrożenia, które otrzymaliśmy do momentu rozwiązania umowy. Przyjmuje się jednak, że strony mogą umowne modyfikować takie zasady rozliczeń.

Zapraszamy na bezpłatne webinarium „Jak wdrożyć system IT, aby nie okazał się porażką?”

Termin: 12 grudnia 2023 r. (wtorek) o godz. 10:00.

Rejestracja: Zapisz się już teraz!

Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie menagerów i osoby zatrudnione w działach zakupu, specjalistów od IT, prawników i inne osoby zaangażowane w proces zakupu i wdrażania w firmie projektów IT.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

Autor: Anna Adamek, radca prawny w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.