Odbiór to jeden z kluczowych momentów wdrożenia. Warto o tym pamiętać już przy podpisywaniu umowy z wykonawcą. Dzięki określeniu w niej procedur i kryteriów odbiorowych można sprawdzić, czy dostawca należycie wywiązał się ze swoich zobowiązań.

Odbiory to moment weryfikacji przez zamawiającego poprawności wykonania dzieła (np. wdrożenia). Najczęściej dopiero na tym etapie  zamawiający może sprawdzić rezultat prac dostawcy.

 

Co na to Kodeks cywilny?

Zamawiający zobowiązany jest do odbioru dzieła, które wykonawca wykonał zgodnie z umową. Prawda, że niewiele? Pozostawia to duże pole do dyskusji z dostawcą, a to rodzi ryzyko sporu.

 

Kryteria odbioru

Warto możliwe szeroko określić w umowie katalog kryteriów odbioru. Ich spełnienie przy wdrożeniu jest warunkiem odbioru. Lista powinna obejmować przede wszystkim wymagania zamawiającego wynikające z umowy.

Warto też wskazać, że katalog kryteriów odbioru jest otwarty. Ograniczymy w ten sposób ryzyko wynikające z nieprecyzyjnych wymagań zamawiającego.

 

Procedury odbiorowe

Umowa powinna opisywać procedury odbiorowe. Wskażmy w niej:

• rodzaje testów realizowanych w ramach procedury,
• która strona odpowiada za ich realizację,
• termin na uwzględnienie przez dostawcę naszych uwag.

 

Odbiór etapów i odbiór końcowy

Wdrożenie często przebiega w etapach. Mogą one podlegać oddzielnym odbiorom, a projekt kończy się odbiorem końcowym.

Umowa powinna przewidywać, że odbiorowi końcowemu podlega wdrożenie jako całość. Dzięki temu zamawiający będzie mógł na końcu projektu zweryfikować całość prac, a nie tylko ich ostatni etap.

 

Odbiór jednostronny przez dostawcę

Unikajmy prawa jednostronnego odbioru przez wykonawcę w przypadku milczenia zamawiającego. Możemy w ten sposób stracić szansę na weryfikację przedmiotu odbioru.

Jeśli wprowadzamy takie prawo, wskażmy że przed jednostronnym odbiorem wykonawca wezwie nas i wyznaczy dodatkowy termin na zgłoszenie uwag lub dokonanie odbioru.

 

Start produkcyjny, okres stabilizacji

Umowa może przewidywać, że warunkiem odbioru jest poprawny start produkcyjny systemu. Pozwala on ocenić, czy system prawidłowo uruchamia się produkcyjnie.

Z kolei okres stabilizacji pozwala stwierdzić, jak system działa na środowisku produkcyjnym. Warto wskazać, że okres stabilizacji kończy się po ustabilizowaniu systemu, a nie w danym terminie.

Przykładowo, można wskazać, że okres stabilizacji trwa przez dany okres, ale przedłuża się do momentu, w którym w systemie nie występują błędy o określonych kategoriach.

Zapamiętaj z artykułu: Wskaż w umowie procedury i kryteria odbiorowe. Dzięki temu będziesz  mógł sprawdzić, czy dostawca należycie wywiązał się z umowy.

 

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl