Realizacja projektu IT nie dość, że jest nie lada wyzwaniem od strony informatycznej, bywa prawdziwym polem minowym od strony prawnej. Specyfika tego typu kontraktów wymaga połączenia wiedzy na temat nowych technologii ze znajomością przepisów. W tym artykule zwracamy uwagę na kilka kluczowych kwestii, które powinien wziąć pod uwagę zamawiający przed podpisaniem umowy na wdrożenie systemu IT.

Postaw na dzieło

Projekty wdrożeniowe są zwykle realizowane na podstawie umowy o dzieło lub umowy o świadczenie usług. Wybór ma kluczowe znaczenie dla zakresu odpowiedzialności wykonawcy w przypadku ewentualnego niepowodzenia projektu. Dla zamawiającego w zdecydowanej większości przypadków korzystniejszy jest model umowy o dzieło. Jest tak dlatego, że przy umowie o dzieło wykonawca odpowiada za wynik, a nie tylko za starania w celu jego osiągnięcia. Umowę o świadczenie usług można podpisać rozpoczynając współpracę z zaufanym dostawcą w ramach mniejszego projektu, kiedy wymagania zamawiającego są niesprecyzowane lub elastyczne.

Najpierw analiza potrzeb, a potem szukanie rozwiązań

Pierwszy krok w realizacji projektu IT, to szczegółowa analiza potrzeb i wymagań zamawiającego. Drugi krok to precyzyjne określenie przedmiotu umowy, czyli tego, co oczekujemy po wdrożeniu. Może ono bowiem przybrać różny kształt: najprostszy, to instalacja przez wykonawcę gotowego, „półkowego” oprogramowania i jego podstawowa parametryzacja. Nie zawsze jest to jednak wystarczające rozwiązanie. W wielu przypadkach konieczna jest rozbudowa wyjściowych funkcjonalności oprogramowania lub stworzenie całkiem nowych. Bywa, że oznacza to tworzenie systemu praktycznie od zera.

Wybierz rozliczenie ryczałtowe

Wynagrodzenie dla wykonawcy systemu IT jest przedmiotem negocjacji biznesowych. Zamawiający może jednak wprowadzić do umowy wdrożeniowej mechanizmy zabezpieczające jego interesy.  
Dwa najpopularniejsze modele wynagrodzenia to stawka godzinowa i ryczałt.

Najkorzystniejszy jest dla zamawiającego model wynagrodzenia ryczałtowego. Pozwala lepiej zaplanować budżet projektu, a poza tym dostawca ma większą motywację, żeby sprawnie realizować wdrożenie, bo nie otrzyma wynagrodzenia, gdy przekroczy poziom oszacowanej przez niego pracochłonności.
Gdy przy większych projektach płatności są realizowane w oparciu o harmonogram, zamawiający powinien uzależnić je od odbiorów poszczególnych etapów projektu. Dzięki temu faktura będzie wystawiona po weryfikacji danego etapu wdrożenia w ramach procedur odbiorowych. Największą część wynagrodzenia za dany etap najlepiej opłacić dopiero po odbiorze końcowym wdrożenia. Im większa kwota będzie płatna po zakończeniu całości projektu, tym większa będzie motywacja wykonawcy, żeby go dokończyć.

Bądź gotowy na zmiany

To, że w planowanym systemie pojawią się potrzeby zmiany, zdarza się bardzo często. Im dłużej trwa projekt, tym prawdopodobieństwo jest większe. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio opisać w kontrakcie procedury zmian. Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie generalnej zasady, że wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że umowa wprowadza w tym zakresie wyjątek. Te wyjątki pozwalają stronom na wprowadzanie modyfikacji w sposób bardziej elastyczny, kiedy zmiany dotyczą mniej istotnych kwestii, np. terminów harmonogramu szczegółowego innych, niż zakończenie dużego etapu prac.
Warto też zawrzeć w umowie postanowienie, które osoby są uprawnione do dokonywania zmian w kontrakcie.

Zapraszamy na bezpłatne webinarium „Jak wdrożyć system IT, aby nie okazał się porażką?”

Termin: 12 grudnia 2023 r. (wtorek) o godz. 10:00.

Rejestracja: Zapisz się już teraz!

Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie menagerów i osoby zatrudnione w działach zakupu, specjalistów od IT, prawników i inne osoby zaangażowane w proces zakupu i wdrażania w firmie projektów IT.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

Autor: Anna Adamek, radca prawny w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.

E-mail: anna.adamek@lawspective.pl