Prawdopodobieństwo potrzeby wprowadzenia zmiany w treści umowy wdrożeniowej jest wysokie. Im dłużej trwa projekt, tym jest większe. Dlatego warto, żeby umowa przewidywała zasady wprowadzania potrzebnych modyfikacji.
Zmiana zmianie nierówna. Może ona bowiem dotyczyć:
- kwestii organizacyjnych (np. zmiana kierownika projektu),
- kwestii merytorycznych (np. zmiana zakresu wdrożenia lub wzrost wynagrodzenia wykonawcy).
Jak opisać zasady wprowadzania zmian, aby zabezpieczyć interesy zamawiającego?
Zasada ogólna: zmiany na piśmie
Rekomendujemy wprowadzenie generalnej zasady, że wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że umowa wprowadza w tym zakresie wyjątek.
Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której strony ustalą istotną zmianę umowy np. w drodze korespondencji e-mail kierowników projektu. Bez zachowania formy pisemnej (tj. „tradycyjnego”, podpisanego dokumentu lub dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym) taka zmiana będzie nieważna. Poza tym unikniemy wątpliwości co do zakresu wprowadzonej zmiany.
Pamiętajmy, że chodzi o kwalifikowany podpis elektroniczny. Większość popularnych narzędzi (np. DocuSign) tego wymogu nie spełnia.
Wyjątki od zasady, czyli kiedy forma pisemna nie jest wymagana
Zastanówmy się następnie, jakie wyjątki od formy pisemnej chcemy wprowadzić, czyli które zmiany umowy chcielibyśmy przeprowadzać bardziej elastycznie (np. e-mailowo).
Przykładowo, wymóg pisemnego aneksu dla zmiany danych kontaktowych kierownika projektu wydaje się być zbyt daleko idący. Tak samo w przypadku zmiany terminów harmonogramu szczegółowego, który dotyczy mniej istotnych terminów wdrożenia.
Osoby uprawnione, czyli kto może zmieniać umowę
Istotną, często pomijaną kwestią jest to, kto może dokonać zmiany w imieniu strony.
Zasady reprezentacji spółek wynikają z przepisów prawa. W przypadku spółki z o.o. lub spółki akcyjnej uprawniony jest zarząd. Jeśli zmiana ma być dokonywana przez zarząd, pamiętajmy, żeby sprawdzić w KRS, czy strona jest reprezentowana prawidłowo (np. pod względem liczby członków zarządu).
Strony często działają jednak przez pełnomocników. W takim przypadku pamiętajmy o weryfikacji, czy pełnomocnik ma odpowiednie pełnomocnictwo.
Częstym błędem jest zawarcie zmiany do umowy (np. zwiększenie wynagrodzenia wykonawcy) przekraczającej kwotowe ograniczenie pełnomocnictwa lub jej zawarcie przez osobę, która takiego pełnomocnictw w ogóle nie posiada. Takie przypadki również mogą prowadzić do sporu stron.
ZAPAMIĘTAJ Z ARTYKUŁU: odpowiednio opisz w umowie procedury jej zmiany. Zastanów się, które zmiany chcesz wprowadzać w sposób bardziej elastyczny.
Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.
E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl