Umowy wdrożeniowe IT dla zamawiających #3. Wymagania względem systemu

Nieprecyzyjne wymagania dotyczące zamawianego systemu IT mogą powodować problemy w trakcie projektu wdrożeniowego. Zdarza się, że skutkują przekroczeniem zakładanego budżetu, a niekiedy także sporem. Dowiedz się, jak zminimalizować to ryzyko.

Wymagania stanowią główne kryterium, według którego oceniamy, czy wykonawca prawidłowo wykonał wdrożenie. Ich spełnienie wiąże się z obowiązkiem odbioru systemu przez zamawiającego. Z kolei wykonawca nie jest zobowiązany dostarczyć tego, co nie jest wskazane w wymaganiach.

Wysiłek, który się opłaci

Wymagania zamawiającego powinny uwzględniać jego potrzeby i ograniczenia. Najlepiej, jeśli są opracowane przy współpracy obszaru biznesowego i IT. Ten wysiłek zmniejszy ryzyko sporu o zakres wdrożenia w trakcie projektu.

Oferta czy wymagania zamawiającego?

Zakres wdrożenia może być zawarty zarówno w zapytaniu ofertowym zamawiającego, jak i w ofercie wykonawcy. Rekomendujemy pierwszy model. Wykonawca powinien wdrożyć system, który spełnia nasze wymagania, a nie tylko jest zgodny z opisem w ofercie.

Zwróćmy uwagę na zastrzeżenia lub wyłączenia wykonawcy wprowadzone do naszych wymagań. Jeśli ich nie rozumiemy, wyjaśnijmy je z wykonawcą. Ustalenia zapiszmy w dokumencie z wymaganiami. Taki dokument będzie stanowił załącznik do umowy.

Analiza przedwdrożeniowa

Często pierwszym etapem projektu jest analiza przedwdrożeniowa. Strony doprecyzowują sposób realizacji wymagań i opisują to w dokumencie analizy. Zastępuje on zwykle pierwotny zakres wdrożenia.

Zapiszmy w umowie, że odstępstwa od pierwotnego zakresu muszą być wyraźnie wymienione w dokumencie analizy. Zastrzeżmy, że jeśli nie zostaną wskazane, nie są skuteczne.

A co jeśli okaże się, że projekt się nie uda?

Po analizie może się okazać, że projekt nie będzie kontynuowany, ponieważ:

  • wyszły na jaw przeszkody w jego realizacji,
  • zakładany budżet może być zagrożony,
  • wizja wykonawcy może znacznie odbiegać od naszych oczekiwań.

Na taki wypadek wprowadźmy do umowy prawo zakończenia przez nas współpracy po analizie. Zapłaćmy za wykonaną analizę i zachowajmy jej rezultat – wykonawca zgodzi się na takie uprawnienie.

Zapamiętaj z tego artykułu: wysiłek włożony w przygotowanie wymagań jest zabezpieczeniem naszych interesów. Jeśli przewidujesz analizę przedwdrożeniową, zabezpiecz się na wypadek decyzji o zakończeniu projektu po jej zakończeniu.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
LinkedInFacebookTwitterShare