Miesiąc: listopad 2023

Prawdopodobieństwo potrzeby wprowadzenia zmiany w treści umowy wdrożeniowej jest wysokie. Im dłużej trwa projekt, tym jest większe. Dlatego warto, żeby umowa przewidywała zasady wprowadzania  potrzebnych modyfikacji.

Zmiana zmianie nierówna. Może ona bowiem dotyczyć:

• kwestii organizacyjnych (np. zmiana kierownika projektu),
• kwestii merytorycznych (np. zmiana zakresu wdrożenia lub wzrost wynagrodzenia wykonawcy).

Jak opisać zasady wprowadzania zmian, aby zabezpieczyć interesy zamawiającego?

Zasada ogólna: zmiany na piśmie

Rekomendujemy wprowadzenie generalnej zasady, że wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że umowa wprowadza w tym zakresie wyjątek.

Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której strony ustalą istotną zmianę umowy np. w drodze korespondencji e-mail kierowników projektu. Bez zachowania formy pisemnej (tj. „tradycyjnego”, podpisanego dokumentu lub dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym) taka zmiana będzie nieważna. Poza tym unikniemy wątpliwości co do zakresu wprowadzonej zmiany.

Pamiętajmy, że chodzi o kwalifikowany podpis elektroniczny. Większość popularnych narzędzi (np. DocuSign) tego wymogu nie spełnia.

Wyjątki od zasady, czyli kiedy forma pisemna nie jest wymagana

Zastanówmy się następnie, jakie wyjątki od formy pisemnej chcemy wprowadzić, czyli które zmiany umowy chcielibyśmy przeprowadzać bardziej elastycznie (np. e-mailowo).

Przykładowo, wymóg pisemnego aneksu dla zmiany danych kontaktowych kierownika projektu wydaje się być zbyt daleko idący. Tak samo w przypadku zmiany terminów harmonogramu szczegółowego, który dotyczy mniej istotnych terminów wdrożenia.

Osoby uprawnione, czyli kto może zmieniać umowę

Istotną, często pomijaną kwestią jest to, kto może dokonać zmiany w imieniu strony.  

Zasady reprezentacji spółek wynikają z przepisów prawa.  W przypadku spółki z o.o. lub spółki akcyjnej uprawniony jest zarząd. Jeśli zmiana ma być dokonywana przez zarząd, pamiętajmy, żeby sprawdzić w KRS, czy strona jest reprezentowana prawidłowo (np. pod względem liczby członków zarządu).

Strony często działają jednak przez pełnomocników. W takim przypadku pamiętajmy o weryfikacji, czy pełnomocnik ma odpowiednie pełnomocnictwo.

Częstym błędem jest zawarcie zmiany do umowy (np. zwiększenie wynagrodzenia wykonawcy) przekraczającej kwotowe ograniczenie pełnomocnictwa lub jej zawarcie przez osobę, która takiego pełnomocnictw w ogóle nie posiada. Takie przypadki również mogą prowadzić do sporu stron.

ZAPAMIĘTAJ Z ARTYKUŁU: odpowiednio opisz w umowie procedury jej zmiany. Zastanów się, które zmiany chcesz wprowadzać w sposób bardziej elastyczny.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

Informacje poufne można skutecznie chronić. Podstawowe znaczenie ma dobrze skonstruowana w umowie klauzula poufności.

Dostęp do informacji poufnych podczas wdrożenia IT

Każdy przedsiębiorca posiada informacje, których udostępnienie osobie trzeciej szkodziłoby jego interesom oraz zmniejszało konkurencyjność. Może to być np.:

• polityka cenowa czy płacowa,
• lista klientów,
• dokumenty dot. sytuacji finansowej,
• strategiczne plany rozwoju,
• informacje wynikające z doświadczenia personelu przedsiębiorcy – tzw. know-how.

W trakcie wdrożenia wykonawca może uzyskać dostęp do takich informacji, zwłaszcza gdy nowe oprogramowanie ma wspierać ważny dla zamawiającego proces biznesowy.

Ochrona prawna tych informacji możliwa jest na dwóch poziomach:

• umownym  i
• ustawowym.

Przyjrzymy się im bliżej.

1. Ochrona na podstawie umowy

Umowa o zachowaniu poufności

Najczęściej przybiera formę klauzuli w umowie wdrożeniowej, w której strony określają, jaki rodzaj informacji uważają za poufny oraz ustalają sposób postępowania z tego typu danymi.

Za naruszenie zasad wykonawca ponosi odpowiedzialność kontraktową. Oznacza to, że jeśli w wyniku naruszenia zamawiający poniesie szkodę i wykaże przed sądem, wykonawca będzie musiał tę szkodę naprawić, chyba że wykaże swój brak winy. Praktyką jest umowne ograniczenie odpowiedzialności kontraktowej wykonawcy. Warto uwzględnić specyfikę ochrony poufności przy ustalaniu takich postanowień. Kwestia odpowiedzialności wykonawcy będzie tematem kolejnego newslettera.

Znaczenie kary umownej

Zamawiający może mieć duże trudności w wykazaniu, w jakiej wysokości poniósł szkodę w związku z naruszeniem poufności przez wykonawcę.

Kara umowna ma tutaj charakter zryczałtowanego odszkodowania, wyłącza konieczność ustalania wymiaru szkody.

Takie ułatwienie dla zamawiającego w dochodzeniu odszkodowania na drodze sądowej dodatkowo działa mobilizująco na wykonawcę.

Wysokość kary umownej, choć niekiedy może być obniżona przez sąd, ma oddziaływać psychologiczne – powoduje większą dbałość o prawidłowe wykonanie umowy po stronie personelu wykonawcy.

2. Ochrona na podstawie ustawy

Tajemnica przedsiębiorstwa w prawie konkurencji

Wrażliwe niejawne informacje przedsiębiorcy chronione są przez ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ustawa za „tajemnice przedsiębiorstwa” uznaje:

• informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje
• posiadające wartość gospodarczą,
• które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób,
• co do których podmiot uprawniony do korzystania z nich lub rozporządzania nimi podjął działania w celu utrzymania ich w poufności,
• przy zachowaniu należytej staranności.

Przesłanki te powinny zostać spełnione łącznie.

Ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa jest prawnie zabronione. Przedsiębiorcy, którego interes został zagrożony lub naruszony takimi działaniami, przysługuje szereg roszczeń wobec naruszającego. Może on żądać m.in.:

• usunięcia skutków niedozwolonych działań,
• złożenia oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie lub też
• zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z informacji.

Przedsiębiorca musi jednak zachować należytą staranność przy ochronie informacji. Zaniedbanie tej kwestii wyłącza możliwość skorzystania z ustawowej ochrony.

Zapamiętaj z tego artykułu: Informacje poufne mają swoją wartość gospodarczą, dlatego zadbaj o odpowiednie postanowienia w umowie wdrożeniowej (klauzula poufności). Dbałość o ochronę poufności pozwoli Ci natomiast skorzystać z ustawowej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. W razie naruszenia należy rozważyć podjęcie stosownych działań.

Autor: Anna Adamek, radca prawny w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.

E-mail: anna.adamek@lawspective.pl