Miesiąc: listopad 2023

Realizacja projektu IT nie dość, że jest nie lada wyzwaniem od strony informatycznej, bywa prawdziwym polem minowym od strony prawnej. Specyfika tego typu kontraktów wymaga połączenia wiedzy na temat nowych technologii ze znajomością przepisów. W tym artykule zwracamy uwagę na kilka kluczowych kwestii, które powinien wziąć pod uwagę zamawiający przed podpisaniem umowy na wdrożenie systemu IT.

Postaw na dzieło

Projekty wdrożeniowe są zwykle realizowane na podstawie umowy o dzieło lub umowy o świadczenie usług. Wybór ma kluczowe znaczenie dla zakresu odpowiedzialności wykonawcy w przypadku ewentualnego niepowodzenia projektu. Dla zamawiającego w zdecydowanej większości przypadków korzystniejszy jest model umowy o dzieło. Jest tak dlatego, że przy umowie o dzieło wykonawca odpowiada za wynik, a nie tylko za starania w celu jego osiągnięcia. Umowę o świadczenie usług można podpisać rozpoczynając współpracę z zaufanym dostawcą w ramach mniejszego projektu, kiedy wymagania zamawiającego są niesprecyzowane lub elastyczne.

Najpierw analiza potrzeb, a potem szukanie rozwiązań

Pierwszy krok w realizacji projektu IT, to szczegółowa analiza potrzeb i wymagań zamawiającego. Drugi krok to precyzyjne określenie przedmiotu umowy, czyli tego, co oczekujemy po wdrożeniu. Może ono bowiem przybrać różny kształt: najprostszy, to instalacja przez wykonawcę gotowego, „półkowego” oprogramowania i jego podstawowa parametryzacja. Nie zawsze jest to jednak wystarczające rozwiązanie. W wielu przypadkach konieczna jest rozbudowa wyjściowych funkcjonalności oprogramowania lub stworzenie całkiem nowych. Bywa, że oznacza to tworzenie systemu praktycznie od zera.

Wybierz rozliczenie ryczałtowe

Wynagrodzenie dla wykonawcy systemu IT jest przedmiotem negocjacji biznesowych. Zamawiający może jednak wprowadzić do umowy wdrożeniowej mechanizmy zabezpieczające jego interesy.  
Dwa najpopularniejsze modele wynagrodzenia to stawka godzinowa i ryczałt.

Najkorzystniejszy jest dla zamawiającego model wynagrodzenia ryczałtowego. Pozwala lepiej zaplanować budżet projektu, a poza tym dostawca ma większą motywację, żeby sprawnie realizować wdrożenie, bo nie otrzyma wynagrodzenia, gdy przekroczy poziom oszacowanej przez niego pracochłonności.
Gdy przy większych projektach płatności są realizowane w oparciu o harmonogram, zamawiający powinien uzależnić je od odbiorów poszczególnych etapów projektu. Dzięki temu faktura będzie wystawiona po weryfikacji danego etapu wdrożenia w ramach procedur odbiorowych. Największą część wynagrodzenia za dany etap najlepiej opłacić dopiero po odbiorze końcowym wdrożenia. Im większa kwota będzie płatna po zakończeniu całości projektu, tym większa będzie motywacja wykonawcy, żeby go dokończyć.

Bądź gotowy na zmiany

To, że w planowanym systemie pojawią się potrzeby zmiany, zdarza się bardzo często. Im dłużej trwa projekt, tym prawdopodobieństwo jest większe. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio opisać w kontrakcie procedury zmian. Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie generalnej zasady, że wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że umowa wprowadza w tym zakresie wyjątek. Te wyjątki pozwalają stronom na wprowadzanie modyfikacji w sposób bardziej elastyczny, kiedy zmiany dotyczą mniej istotnych kwestii, np. terminów harmonogramu szczegółowego innych, niż zakończenie dużego etapu prac.
Warto też zawrzeć w umowie postanowienie, które osoby są uprawnione do dokonywania zmian w kontrakcie.

Zapraszamy na bezpłatne webinarium „Jak wdrożyć system IT, aby nie okazał się porażką?”

Termin: 12 grudnia 2023 r. (wtorek) o godz. 10:00.

Rejestracja: Zapisz się już teraz!

Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie menagerów i osoby zatrudnione w działach zakupu, specjalistów od IT, prawników i inne osoby zaangażowane w proces zakupu i wdrażania w firmie projektów IT.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

Autor: Anna Adamek, radca prawny w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.

E-mail: anna.adamek@lawspective.pl

Umowa wdrożeniowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron. Warto wiedzieć, na jakiej podstawie jest to możliwe i jakie stosuje się zasady rozliczeń stron.

Rozwiązanie umowy wdrożeniowej to w języku przepisów prawa odstąpienie od umowy. Każda ze strony może odstąpić od umowy wdrożeniowej:

• na podstawie Kodeksu cywilnego;
• na podstawie umowy – jeśli wprowadzimy takie uprawnienie do umowy.

Poniżej opisujemy oba modele zakończenia projektu.

Odstąpienie na podstawie Kodeksu cywilnego

Kodeksowe przesłanki odstąpienia w większości są niezbyt precyzyjne. Trudno się dziwić – Kodeks powinien być możliwie uniwersalny.

Dlatego rekomendujemy zamawiającym wprowadzenie umownego prawa odstąpienia, o którym piszę dalej.

Pamiętajmy jednak, że kodeksową podstawą odstąpienia przez wykonawcę, jest brak współdziałania zamawiającego, koniecznego do realizacji wdrożenia. Dostawca powinien jednak wezwać zamawiającego do współdziałania w odpowiednim terminie, grożąc rozwiązaniem umowy. Dopiero po upływie tego terminu może rozwiązać umowę.

Szerzej o zasadach współdziałania i o tym, jak zabezpieczyć się przed konsekwencjami jego braku, pisaliśmy w 5. odcinku newslettera.

Odstąpienie na podstawie umowy

Strony mogą wprowadzić do umowy inne przesłanki odstąpienia. Wprowadza to większą pewność tego, czy strona ma podstawy do rozwiązania umowy.

Takie prawo może zostać przyznane jednej lub obu stronom.

Pamiętajmy jednak, że:

• przesłanki umowne rozwiązania umowy powinny być jasne i precyzyjne

Typowym błędem jest wprowadzanie prawa rozwiązania umowy z powodu jej „rażącego” naruszenia. Konia z rzędem temu, kto wyjaśni, jak to rozumieć.

Przykładowo taką podstawą może być „zwłoka dostawcy w przekazaniu systemu do odbioru przekraczająca X dni”.

• musimy określić maksymalny termin, w którym strona może skorzystać z tego uprawnienia

W przeciwnym wypadku uprawnienie będzie nieskutecznie zastrzeżone. Zwracam uwagę, że chodzi o termin w rozumieniu Kodeksu cywilnego – czyli zdarzenie przyszłe i pewne. Skutecznie zastrzeżony termin odstąpienia może być liczony od zawarcia umowy.

Nieskutecznie zastrzeżony będzie termin liczony „od wystąpienia przesłanek odstąpienia od umowy” – takie przesłanki mogą nigdy nie zajść, więc nie jest to termin w rozumieniu prawa.

Skutki odstąpienia

Zasadą jest, że w przypadku odstąpienia umowę uznaje się za „niebyłą” od momentu jej zawarcia. Oznacza to, że wszystko, co strony sobie do tej pory świadczyły, podlega zwrotowi.

Może to być dotychczas opłacone wynagrodzenie dostawcy, jak i rezultaty wdrożenia, które otrzymaliśmy do momentu rozwiązania umowy.

Przyjmuje się jednak, że strony mogą umowne modyfikować takie zasady rozliczeń.

Przykładowo w przypadku odstąpienia od umowy z okoliczności leżących po stronie wykonawcy, umowa może zastrzec prawo zamawiającego do decyzji, czy i które rezultaty wdrożenia chce zachować i zapłacić za nie dostawcy. Warto jednak sprawdzić, czy takie rozliczenia w ogóle mają sens w ramach danego projektu, aby nie tracić czasu na negocjacje.

ZAPAMIĘTAJ Z ARTYKUŁU: Zarówno zamawiający, jak i dostawca mogą rozwiązać umowę wdrożeniową na podstawie umowy jak i Kodeksu cywilnego. Podstawy rozwiązania umowy przez zamawiającego w oparciu o Kodeks cywilny nie są precyzyjne, dlatego powinniśmy wprowadzić do umowy odpowiednie postanowienia w tym zakresie.

Autor: Maciej Tabor, ekspert z zakresu prawa nowych technologii w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k. Wspiera zamawiających oraz wykonawców w projektowaniu i negocjacjach umów IT.

E-mail: maciej.tabor@lawspective.pl

Wdrożenie systemu informatycznego to duże wyzwanie dla całej organizacji zamawiającego. W ten skomplikowany i długofalowy proces zaangażowanych jest wiele osób – począwszy od pracowników działu zakupów, przez specjalistów od IT po prawników.

Celem tego procesu jest wyposażenie firmy w oprogramowanie wspierające procesy biznesowe, a w rezultacie zwiększenie efektywności pracy i zysków firmy. Powodzenie projektu zależy jednak od wielu czynników i wiąże się ze znacznym ryzykiem. Można je zminimalizować, zawierając umowę, która skutecznie zabezpieczy interesy zamawiającego. Pozwoli też uniknąć zbędnych kosztów i długotrwałych sporów z wykonawcą.

Bezpłatne webinarium

Bazując na bogatym doświadczeniu prawników z IT Desk kancelarii Lawspective, organizujemy webinarium, podczas którego omówimy najważniejsze ryzyka związane z projektami wdrożeniowymi oraz sposoby na to, jak je ograniczyć.

Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie menagerów i osoby zatrudnione w działach zakupu, specjalistów od IT, prawników i inne osoby zaangażowane w proces zakupu i wdrażania w firmie projektów IT.

Bezpłatne szkolenie online odbędzie się 12 grudnia 2023 r. (wtorek) o godz. 10:00.

Oto planowana tematyka spotkania w formule online:

• Zamawiający VS wykonawca. Jak napisać zapytanie ofertowe, aby otrzymać dobrą ofertę?
• Terminy. Czy jest możliwe zabezpieczenie terminowej realizacji projektu?
• Odbiory systemu. Jakie są najważniejsze składowe procedury odbiorowej?
• Negocjacje. Jak negocjować warunki odpowiedzialności wykonawcy?
• Odstąpienie od umowy. Jak korzystać z „opcji atomowej”?

Termin: 12 grudnia 2023 r. (wtorek) o godz. 10:00.

Udział w szkoleniu jest BEZPŁATNY.

Rejestracja: Zapisz się już teraz!

Prelegenci webinarium

Szkolenie poprowadzą: dr hab. Iwona Karasek-Wojciechowicz, radca prawny, Counsel w Lawspective, Anna Adamek, Senior Associate w Lawspective, radca prawny i Maciej Tabor, adwokat, Senior Associate w Lawspective.

Znajomość zasad, na jakich wykonawca będzie odpowiadał za naruszenie umowy, pozwala trafnie oszacować ryzyko projektu.

 

Zasady ogólne

Za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy wykonawca ponosi odpowiedzialność kontraktową.

Oznacza to, że jeśli w wyniku naruszenia umowy przez wykonawcę zamawiający poniesie szkodę majątkową, wykonawca będzie musiał tę szkodę naprawić.

Zamawiający musi jednak wykazać przed sądem:

• fakt naruszenia umowy przez wykonawcę,
• wysokość szkody,
• związek przyczynowy pomiędzy naruszeniem umowy a powstaniem tej szkody.

Wykonawca może zwolnić się z odpowiedzialności jeśli wykaże, że mimo naruszenia umowy  dochował staranności, której można wymagać od typowego dostawcy IT.

Naprawa szkody może nastąpić – według wyboru zamawiającego – albo przez przywrócenie właściwego stanu faktycznego, albo poprzez zapłatę odszkodowania równego wysokości szkody.

Ograniczenie odpowiedzialności

Powszechną praktyką w branży IT jest umowna modyfikacja opisanych wyżej zasad ogólnych.

Zmiany sprowadzają się do ograniczenia odpowiedzialności wykonawcy. Ten zabieg stanowi element zarządzania przez wykonawcę ryzykiem związanym z działalnością gospodarczą. Im wyższe ryzyko, tym zazwyczaj wyższa cena.

Ø  Złagodzenie odpowiedzialności co do rodzaju szkody

Wyróżnia się dwa rodzaje szkody:

• strata, którą zamawiający rzeczywiście poniósł, np. zniszczenie sprzętu albo wykasowanie oprogramowania;
• utracone korzyści, czyli korzyści, które zamawiający mógłby odnieść, gdyby szkody nie wyrządzono, np. potencjalne zyski ze świadczenia usług na rzecz klientów z wykorzystaniem danego systemu IT.

W umowach IT bardzo często wyłącza się odpowiedzialność wykonawcy za utracone korzyści.

Ø  Złagodzenie odpowiedzialności co do wysokości odszkodowania

Nierzadko w umowie przewidziany jest kwotowy limit odpowiedzialności dostawcy, czyli maksymalna kwota odszkodowania, jakiego może dochodzić zamawiający.

Ø  Wyłączenie ograniczeń

Złagodzenie zasad odpowiedzialności nigdy nie może objąć szkód, które wykonawca wyrządził umyślnie.

Ponadto w umowach często wprowadza się katalog przypadków, w których dostawca odpowiada bez ograniczeń do pełnej wysokości szkody. Chodzi przede wszystkim o naruszenie postanowień dotyczących praw autorskich oraz poufności.

Odpowiedzialność z tytułu rękojmi

Przyjętą w branży IT praktyką jest wyłączanie odpowiedzialności dostawcy z tytułu rękojmi.

Program komputerowy jest specyficznym produktem – mówi się, że nie istnieje oprogramowanie pozbawione błędów. Trudno zatem wymagać od wykonawcy nieskończonej gotowości do naprawy tych błędów. Ponadto uprawnienia zamawiającego z rękojmi często zbyt umacniają jego pozycję i w pewnych okolicznościach mógłby on odstąpić od umowy.

W miejsce rękojmi przyjmuje się umowne procedury usuwania przez wykonawcę błędów oprogramowania. Warunki te znajdują się w gwarancji albo w umowie utrzymaniowej (serwisowej).

Znaczenie kary umownej

Zastrzeżenie kary umownej przydaje się szczególnie w dwóch przypadkach:

• gdy wykazanie przez zamawiającego wysokości poniesionej szkody byłoby bardzo trudne, np. w przypadku naruszenia klauzuli poufności albo reżimu ochrony danych osobowych oraz
• gdy istnieje potrzeba szczególnego zmotywowania wykonawcy do wykonania danych czynności – mowa tutaj przede wszystkim o opóźnieniach we wdrożeniu.

Kara umowna ma charakter zryczałtowanego odszkodowania, wyłącza konieczność wykazania przez zamawiającego jej wysokości. Nadto jej zastrzeżenie działa bardzo mobilizująco na wykonawcę.

Pamiętajmy jednak, że wysokość kary może zostać zmniejszona przez sąd, jeśli kara zostanie uznana za rażąco wygórowaną, tzn. znacznie przewyższającą szkodę zamawiającego.

Jeśli poniesiona szkoda okaże się wyższa niż kara umowna, dochodzenie przed sądem odszkodowania ponad kwotę kary jest możliwe tylko wówczas, gdy umowa zastrzega takie uprawnienie. W braku odmiennych zastrzeżeń do takiego odszkodowania stosuje się umowne ograniczenia odpowiedzialności wykonawcy opisane powyżej.

Zapamiętaj z tego artykułu: Zawsze istnieje ryzyko niepowodzenia projektu wdrożeniowego. O jego skali, u każdej ze stron, decydują w dużej mierze zasady odpowiedzialności wykonawcy za naruszenie umowy. Aby zamawiający mógł oszacować ryzyko na potrzeby zarządzania przedsiębiorstwem, musi znać koniecznie te zasady.

Autor: Anna Adamek, radca prawny w kancelarii Lawspective Litwiński Valirakis Radcowie Prawni Sp.k.

E-mail: anna.adamek@lawspective.pl